PROPOSTA DE PLANO DE CONTAS FINANCEIRO PARA O NIBO

Há quase 3 anos utilizo o Nibo como software de gestão financeira, tanto para o meu negócio quanto para os meus clientes.

Entendo que é uma ferramenta simples, prática e eficiente, alinhado com um dos meus lemas:

“O ótimo é inimigo do bom”.

Contudo, esta escolha tem suas limitações, e uma delas é o plano de contas. No Nibo há 5 grandes grupos de contas (Receitas, Custos, Despesas, Investimentos e Financiamentos), e as contas para os lançamentos são organizadas por ordem alfabética.

Por mais que concorde com os grandes grupos do Nibo, entendo que em algumas situações dependendo do tamanho da empresa pode ser necessário ter um nível intermediário, que ainda permita uma análise mais gerencial, sem precisar entrar no detalhe.

Também tenho outros motivos: a organização do plano de contas financeiro facilita o trabalho do contador em configurar o “de-para” no plano de contas contábil.

Em termos gerais a minha principal sugestão é a criação de um prefixo numérica para cada conta, pois permitirá que fique mais fácil a organização e consolidação das informações. Proponho a estruturação em 3 níveis, no formato X.X.XX. Neste primeiro momento o foco é trabalhar com um plano de contas financeiro, com foco maior no fluxo de caixa, e no segundo momento este plano poderá ser disponibilizado para a contabilidade para que seja feito um alinhamento com o plano de contas contábil.

O primeiro nível agrupa em 5 grandes grupos de movimentações financeiras, que permita a gestão do negócio ter uma visão macro do fluxo de caixa mês a mês e consolidado em 1 período. Será possível resumir e identificar a movimentação de caixa, se está na atividade operacional, de investimento (compra e venda de veículos) ou de financiamento.

  1. ENTRADAS OPERACIONAIS
  2. SAÍDAS OPERACIONAIS – CUSTOS
  3. SAÍDAS OPERACIONAIS – DESPESAS
  4. ATIVIDADES DE INVESTIMENTO
  5. ATIVIDADES DE FINANCIAMENTO

O segundo nível contém uma proposta de detalhar um pouco mais cada conta, mas ainda não todo o detalhe. Procuro organizar de acordo com uma certa estrutura já existente no plano de contas atual.

1.1.- RECEITAS DE VENDAS

1.2.- REEMBOLSOS

1.3.- OUTRAS RECEITAS

1.4.- DEDUÇÕES RECEITAS

2.1.- IMPOSTOS SOBRE RECEITA

2.2.- CUSTOS DOS SERVIÇOS PRESTADOS E PRODUTOS VENDIDOS

2.3.- CUSTOS DE VENDAS

3.1.- DESPESA COM PESSOAL

3.2.- DESPESAS COM OCUPAÇÃO, ESTRUTURA E SERVIÇOS

3.3.- DESPESAS GERAIS

3.4.- DESPESA COM VENDAS E MARKETING

3.5.- RECEITAS E DESPESAS FINANCEIRAS

3.7.- IMPOSTOS SOBRE O LUCRO

4.1.- AQUISIÇÃO DE MÓVEIS E EQUIPAMENTOS

5.1.- CAPTAÇÃO DE EMPRÉSTIMOS PAGAMENTOS

5.2.- PAGAMENTO DE EMPRÉSTIMOS PAGAMENTOS

O terceiro nível contém as contas que serão utilizadas no dia-dia do departamento financeiro para classificar os lançamentos de entradas e saídas. Não vou detalhar todo o plano de contas, pois ele está anexo, segue como exemplo o grupo 3.3.- DESPESAS GERAIS:

3.3.01.- ALUGUEL DE EQUIPAMENTOS

3.3.02.- ASSINATURA DE JORNAIS E REVISTAS

3.3.03.- BENS DE PEQUENO VALOR

3.3.04.- CONDUCOES E REFEICOES

3.3.05.- COPA E COZINHA

3.3.06.- COPIAS, REGISTROS E AUTENTICACOES

3.3.07.- CORREIO E MOTOBOY

3.3.08.- DESENVOLVIMENTO NOVOS PRODUTOS

3.3.09.- DESPESAS GERAIS

3.3.10.- DEVEDORES DUVIDOSOS

3.3.11.- IMPRESSOES E COPIAS

3.3.12.- LICENCAS E PERMISSOES

3.3.13.- LOCAÇÃO EQUIPAMENTOS

3.3.14.- MANUTENCAO DE EQUIPAMENTOS

3.3.15.- MATERIAL DE ESCRITORIO

3.3.16.- MATERIAL DE HIGIENE E LIMPEZA

3.3.17.- MEDICAMENTOS

3.3.18.- MULTAS CONTRATUAIS

3.3.19.- REPARO DE COMPUTADORES

3.3.20.- REVISTAS E PUBLICACOES

3.3.21.- TREINAMENTO E CURSOS

3.3.22.- USO E CONSUMO

3.3.23.- VIAGENS E ESTADIAS

Lembro também que as classificações propostas não são imutáveis, ou seja, elas podem ser alteradas caso tenha entendimento comum que uma numeração diferente faz mais sentido para a realidade da empresa, também podem surgir ideias de consolidação ou divisão de contas que estão na proposta, e isso é normal acontecer durante o processo.

SUGESTÃO DE PEDIDO DE COMPRA

A sugestão de pedido de compra visa facilitar o trabalho do responsável pela compra de produtos, calculando as quantidades a partir de parâmetros estabelecidos pelo usuário.

Para que a sugestão de pedido funcione corretamente é necessário que o responsável compreenda todas as suas variáveis e as ajuste de acordo com seu entendimento.

Curva ABC

A curva ABC é um dos métodos mais utilizados para classificação de estoques e produtos vendidos. Uma evolução da Teoria de Pareto, ela permite que o gestor segmente os itens em seu estoque, sendo a classificação A a mais importante e a D a menos.

A tabela abaixo retrata a curva ABC e sua forma de classificação.

CLASSIF. QTDE RESULT
A 10% 70%
B 20% 20%
C 70% 10%
D ?% 0%

Uma das vantagens da segmentação de itens pela curva ABC é o gestor poder distribuir seu tempo de análise de acordo com a importância para o resultado final.

No post especifico sobre curva ABC há maiores detalhes sobre cada atributo que pode ser utilizado para entender o comportamento de um produto no estoque.

De acordo com a macro estratégia definida para o estoque o gestor pode selecionar uma ou mais curvas ABC.

  • Valor de Venda:
  • Popularidade:
  • Freqüência:
  • Valor unitário de compra:

Parâmetros da sugestão

  • Definição do Período da Demanda: Para a compra de itens não sazonais (possuem demanda a maior parte do ano) deve-se selecionar entre os últimos 3 a 6 meses de demanda. Já para a compra de itens sazonais deve ser possível selecionar determinados meses dentro de um período: por exemplo: jan, fev, mar e abr do último ano (ou dois últimos anos) para gerar a sugestão de pedido de peças. Desta forma a sugestão estará considerando a sazonalidade já que está baseada em idêntico período de demanda passada, e não o período imediatamente anterior.
  • Ajuste de Demanda: Pode ser necessário ajustar a demanda futura em função de expansões ou retrações esperadas no mercado, por motivos econômicos ou de mercado. A isto chama-se fator de ajuste da demanda. Por exemplo, se a demanda estiver em ascensão ou declínio deverá ser ajustada para mais ou para menos, alterando então a média de demandas calculadas.
  • Quantidade de estoque desejado: informar a quantidade de estoque desejado. A quantidade de estoque desejado está relacionada ao Nível Ótimo de Estoque, com variações de acordo com a classificação ABC do item.
  • Bloqueio de Itens: o distribuidor deve estar atento ao bloqueio dos itens não estocáveis, evitando que estes sejam sugeridos pelo sistema.

Análise da sugestão

Sugestão do Pedido de Compras não exclui o trabalho do responsável mesmas. É ele que parametriza o sistema (ou planilha) e, após gerada a sugestão, faz análise e ajustes ao pedido.

Para que a análise da Sugestão de Compra seja eficiente, o responsável pelas compras deve:

  • Ordenar os itens da sugestão pelo valor de compra.
  • Definir um valor mínimo para análise de compra dos itens.

O objetivo é poupar o responsável do trabalho árduo de análise de todos os itens da sugestão, dedicando-se também a outras atividades inerentes ao negócio.

Aprovação e envio do pedido

Depois de gerada a sugestão e analisado o pedido, este deve ser aprovado pela gerência financeira e / ou diretoria. Após a aprovação o pedido deve ser enviado ao fornecedor.

POWER BI & NIBO

Nas últimas semanas iniciei um novo projeto: criar Dashboards no Power BI a partir das informações disponíveis no Nibo (*).

Existem duas possibilidades para de “integração” entre o Nibo e o Power BI:

  • Offline: utiliza-se o plano básico do sistema (Controle de Caixa ou Gestão) financeira, exporta-se a relação de contas pagas e contas recebidas para uma pasta no computador, e a conexão do Power BI é com estes arquivos.
  • Online: utiliza-se o plano premium do Nibo e conecta-se o Power BI diretamente no Nibo através da API.

(*) O Nibo é um software de gestão financeira, simples, prático e eficiente, que recomendo a utilização para micro e pequenas empresas. www.nibo.com.br

nibo

PowerBI-1

TERCEIRIZAÇÃO DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO – COMO COMEÇAR

No desafio de diversificar e expandir o negócio, as empresas que prestam serviços de contabilidade tem como oportunidade oferecer aos seus clientes também serviços do departamento financeiro: contas a pagar, contas a receber, tesouraria.

Em minha apresentação, realizada no Nibo Conference 2017, procurei dividir a experiência que tivemos na Pacifico Contabilidade.

Nibo Conference 2017.png

 

Terceirização Departamentos Financeiros como começar V3.4